Tư Vấn Duy Anh chuyên về các lĩnh vực:Thành lập doanh nghiệp  vốn trong nước và vốn nước ngoài –Giải thể doanh nghiệp-Đăng ký mã số mã vạch-Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu-Đăng ký BHXH-Dịch vụ kế toán-Công bố vệ sinh an toàn thực phẩm-công bố mỹ phẩm sản xuất trong nước-Công bố thực phẩm-Đăng ký giấy phép lao động cho người nước ngoài-Dịch vụ Visa; Hotline: 0918.0918.73; Email:hotro@tuvanduyanh.vn

Con dấu hết hạn sau 5 năm sử dụng hướng xử lý 2021

Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 04/01/2021 và thay thế Nghị định 78/2015/NĐ-CP và Nghị định 108/2018/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp, trong đó Bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp.
Cụ thể, bãi bỏ thủ tục thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu (trước đây quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP).
Việc bãi bỏ thủ tục này phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Bai bo thong bao mau con dau doanh nghiep

Bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp


Tại khoản 5 Điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định:
Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng lý doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
Việc đóng dấu đối với các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
Như vậy, kể từ ngày 01/01/2021 
Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng con dấu do công an cấp trước đây (dấu cấp trước ngày 01/07/2015) có kèm theo thông báo mẫu dấu thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục được sử dụng, hoặc có thể trả lại cơ quan công an rồi khắc con dấu mới (tại các đơn vị có chức năng khắc dấu tròn) và mang con dấu mới ra ngân hàng làm thủ tục thay đổi với ngân hàng là xong (không phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như thời điểm trước ngày 31/12/2020 nữa).

Phần sau của bài viết này là những quy định trước khi luật doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực thi hành sẽ không còn giá trị.

 

 

 

Theo quy định tại Điều 14 Thông tư 21, thời hạn sử dụng con dấu của doanh nghiệp hiện nay là 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mấu dấu.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện việc đăng ký lại mẫu dấu khi hết thời hạn sử dụng, theo điểm b, Khoản 1 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng cháy và chữa cháy; phòng, chống bạo lực gia đình ngày 12/11/2013 (“Nghị định 167”) có hiệu lực thi hành ngày 28/12/2013, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng. Nếu doanh nghiệp không khắc lại dấu trong những trường hợp buộc phải khắc lại dấu, theo điểm e, Khoản 2 Điều 12 Nghị định 167, mức phạt tiền sẽ từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Tuy nhiên mới đây (2018) Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã ban hành một số hướng dẫn về quản lý và sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu một số hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý và sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp trong thời gian vừa qua.

1. Hướng dẫn xử lý đối với con dấu đã hết thời hạn sử dụng

Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành, việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh Nhà nước. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP không quy định về thời hạn sử dụng của con dấu. Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA thì con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày được cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

Luật Doanh nghiệp 2014 đã tạo nên bước cải cách lớn trong khung khổ pháp lý về con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp được tự quyết định nội dung, hình thức và số lượng con dấu. Thủ tục thông báo con dấu cho cơ quan nhà nước cũng hết sức đơn giản, theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo chơ cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng để công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay vì phải đăng ký để được cơ quan công an cấp giấy chứng nhận như trước đây.

Tuy nhiên, hiện nay chưa có hướng dẫn xử lý đối với những con dấu của doanh nghiệp do cơ quan công an cấp trước đây và đã hết thời hạn sử dụng theo Thông tư số 21/2012/TT-BCA nêu trên. Do vậy, để xử lý vướng mắc nêu trên, trên cơ sở thống nhất với Bộ Công an, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã hướng dẫn thực hiện với nội dung chính như sau:

Ngày 01/7/2016, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, thay thế Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP 01/4/2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP nêu trên thì Nghị định này không điều chỉnh đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được đăng ký, hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Luật Đầu tư.

Khoản 1 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp quy định: “Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp”.

Căn cứ các quy định nêu trên, doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng con dấu đã hết thời hạn sử dụng và không phải thực hiện thủ tục thông báo về việc tiếp tục sử dụng con dấu đó đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp thay đổi số lượng con dấu, nội dung và hình thức mẫu con dấu thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.

2. Hướng dẫn về tăng số lượng con dấu của doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015

Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành, việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn. Theo đó, mỗi doanh nghiệp chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất.

Như đã trình bày ở trên, Luật Doanh nghiệp 2014 đã tạo nên bước cải cách lớn trong khung khổ pháp lý về con dấu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được tự quyết định nội dung, hình thức và số lượng con dấu. Thủ tục thông báo con dấu cho cơ quan nhà nước cũng hết sức đơn giản, theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo chơ cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng để công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay vì phải đăng ký để được cơ quan công an cấp giấy chứng nhận như trước đây.

Tuy nhiên, hiện nay chưa có hướng dẫn xử lý đối với trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 đã được cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP muốn làm thêm con dấu thứ hai. Để xử lý vấn đề nêu trên, Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã có hướng dẫn với nội dung cơ bản như sau:

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp thì mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.

Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP quy định: “Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/7/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp”; “Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp”.

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 đã được cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP muốn làm thêm con dấu thứ hai và con dấu thứ hai có nội dung, hình thức, kích thước giống với con dấu thứ nhất thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp con dấu thứ hai có nội dung, hình thức, kích thước khác với con dấu thứ nhất thì doanh nghiệp nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.       

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 14 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP nêu trên thì cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm tra nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp khi giải quyết thủ tục thông báo mẫu con dấu cho doanh nghiệp.

Những chính sách nhằm tháo gỡ các vướng mắc như vừa nêu trên được kỳ vọng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp, qua đó sẽ góp phần tạo thuận lợi hơn nữa cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động trên thị trường.

Hoàng Thanh Tuấn

(Nguồn: Cục Quản lý đăng ký kinh doanh)

Theo quy định trên, việc doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu quá hạn (đã quá hạn trên giấy chứng nhận mẫu con dấu) là hoàn toàn hợp lệ. Nhưng, thực tế, trong giao dịch (với ngân hàng), ngân hàng thường yêu cầu phải có "giấy chứng nhận mẫu con dấu" còn thời hạn sử dụng trong hồ sơ mở tài khoản, vay vốn, giao dịch. Gặp trường hợp này, thì doanh nghiệp xử lý thế nào ??

Dưới đây là hướng dẫn của chúng tôi.

- Cách 1: Doanh nghiệp có thể in Nghị định số 96/2015/NĐ-CP để bồ sung vào hồ sơ gửi ngân hàng (tuy nhiên bước này thực tế ít được cán bộ ngân hàng chấp nhận.

-Cách 2: Doanh nghiệp tiến hành thủ tục khắc con dấu mới (hình thức) giống con dấu cũ; Thực hiện thủ tục đăng ký "thay đổi mẫu con dấu" với phòng đăng ký kinh doanh.

Tham khảo: Hồ sơ đăng ký thay đổi con dấu

Sau khi được phòng đăng ký kinh doanh chấp thuận, doanh nghiệp tiến hành thủ tục trả lại con dấu cũ cho cơ quan công an.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ sử dụng con dấu mới thay cho con dấu cũ mà không bị gây phiền hà cho các hoạt động về sau.

    Nếu Quý khách hàng có nhu cầu thay đổi con dấu; Chúng tôi thực hiện dịch vụ làm dấu và đăng ký sử dụng con dấu với mức chi phí trọn gói 600.000 đồng. (bao gồm phí làm con dấu hộp nhảy tự động và phí dịch vụ đăng ký); Thời gian trong 1 ngày làm việc; chúng tôi chỉ thu phí khi bàn giao con dấu (đã đăng ký sử dụng).

Vui lòng liên hệ với chúng tôi: 0918091873 (Mr Hoàng) Email: hotro@tuvanduyanh.vn

Đối tác & khách hàng