Văn phòng đại diện là gì ?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

(Trích khoản 2 điều 45, luật doanh nghiệp 2014)

Văn phòng đại diện có: Văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước và Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

1. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước:

- Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

- Trường hợp lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.

Cơ quan cấp phép, chức năng và quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước:

Cơ quan cấp phép: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:

Khi đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện. Nội dung Thông báo gồm:

a) Mã số doanh nghiệp;

b) Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

c) Tên văn phòng đại diện dự định thành lập;

d) Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện;

đ) Nội dung, phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện;

e) Thông tin đăng ký thuế;

g) Họ, tên; nơi cư trú, số Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện;

h) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Kèm theo thông báo quy định tại khoản này, phải có

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công
ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Chức năng: Giao dịch và tiếp thị

Quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng đại diện doanh nghiệp trong nước:

-Không sử dụng hóa đơn, không phải kê khai thuế GTGT, TNDN; Không phải lập báo cáo tài chính; toàn bộ chi phí hoạt động của văn phòng đại diện tập hợp về doanh nghiệp chủ quản để hạch toán.

-Được quyền khắc con dấu

-Được quyền thuê, mướn lao động

-Được mở tài khoản ngân hàng riêng

-Có mã số hoạt động (mã số thuế 13 số)

-Phải kê khai và nộp thuế môn bài: Nếu Văn phòng đại diện có hoạt động kinh doanh hàng hóa dịch vụ

-Kê khai thuế TNCN và kê khai BHXH cho nhân viên làm việc tại văn phòng nếu Văn phòng đại diện thực hiện trả lương cho người lao động (doanh nghiệp có thể lựa chọn VPĐD trả lương hoặc Doanh nghiệp chủ quản trả lương cho nhân viên làm việc tại văn phòng đại diện

>> Tham khảo hồ sơ, thủ tục thành lập Văn phòng đại diện trong nước tại đây:

So với chi nhánh, văn phòng đại diện có ít chức năng hơn; Văn phòng đại diện chỉ có chức năng làm văn phòng để giao dịch và tiếp thị không có chức năng kinh doanh. Còn chi nhánh có gần đầy đủ chức năng của doanh nghiệp chủ quản.

>> Tham khảo hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty trong nước tại đây:

2. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

So với văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có quy định về điều kiện thành lập, hồ sơ thành lập, chế độ báo cáo phức tạp hơn

Cơ quan cấp phép, chức năng và quyền hạn và trách nhiệm của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài:

Cơ quan cấp phép: Sở Công thương nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

2. Tài liệu quy định tại Điểm b, Điểm c, Điểm d và Điểm đ (đối với trường hợp bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài) Khoản 1 Điều này phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thời hạn của giấy phép:

-Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

-Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

Chức năng: Văn phòng đại diện thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Cơ sở pháp lý: Nghị định số 07/2016/NĐ-CP

Quyền hạn và trách nhiệm:

-Không sử dụng hóa đơn, không phải kê khai thuế GTGT, TNDN; Không phải lập báo cáo tài chính;

-Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.

-Văn phòng đại diện, Chi nhánh có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

-Phải Kê khai thuế TNCN và kê khai BHXH cho nhân viên làm việc tại văn phòng

-Được quyền khắc con dấu

-Được quyền thuê, mướn lao động

-Được mở tài khoản ngân hàng riêng

-Được cấp mã số thuế